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Configurando o Sistema Financeiro

Manual WHC – Web Host Controle ( Em Desenvolvimento – Versão Beta 0.1)

Configurando Parâmetros:

1.1 – Efetue login na Administração do WHC

– Selecione no menu Configurações a opção Parâmetros
Parametros WHC

– Configure os campos conforme abaixo:

URL do Sistema:
Digite a URL de seu sistema ( Exemplo : http://central.dominiodousuario.com )

E-mail Principal:
Informe uma conta de e-mail. Esta conta será utilizada pelo HelpDesk ,Newsletters e todas as outras informações não relacionadas ao Financeiro.

E-mail Financeiro:
Informe uma conta de e-mail para o Financeiro. Esta conta de e-mail estará em todas as faturas, avisos de pagamentos e outros relacionados ao Departamente Financeiro.

Remetente:
Sua empresa

Enviar Cópia dos emails para:
Se desejar, poderá informar um endereço de e-mail neste campo. Uma cópia de todas as mensagens serão enviadas para esta conta

Assinatura:
Informe um texto para sua assinatura. (Este campo aceita html)

Exemplo:

Atenciosamente,<br><br><br>
Sua Empresa<br>
http://www.dominiodousuario.com

As informações neste campo serão armazenadas na variável {ASSINATURA} .
Para adicionar esta assinatura em um email pré-configurado no sistema, utilize a tag {ASSINATURA}.

Informações Bancárias:
Informe neste campo os dados bancários que serão enviados a seus clientes .

Exemplo:

<table width=”100%” border=”0″ cellspacing=”0″ cellpadding=”0″>
<tr>
<td width=”80″ height=”80″ valign=”top”><strong>Bradesco</strong></td>
<td valign=”top” style=”font-family: Tahoma; font-size: 10px;”>BRADESCO<br>
AGENCIA: XXXX-X<br>
CONTA CORRENTE: XXXX-X<br>
FAVORECIDO: EMPRESA XYZ<br>
CNPJ:XX.XXX.XXX/XXXX-XX</td>

<td width=”80″ height=”80″ valign=”top”><strong>Banco do Brasil</strong></td>
<td valign=”top” style=”font-family: Tahoma; font-size: 10px;”>Banco do Brasil<br>
AGENCIA: XXXX-X<br>
CONTA CORRENTE: XXXX-X<br>
FAVORECIDO: EMPRESA XYZ<br>
CNPJ:XX.XXX.XXX/XXXX-XX</td>
</tr>
</table>

Estes dados serão armazenados na varíavel {CONTA_BANCARIA}.
Para adicionar utilize a tag {CONTA_BANCARIA} nas configurações das mensagens pré-definidas.

Usar Boleto Bancário:
Marque esta opção apenas se você possuir um convênio com seu banco para emitir boleto bancário.
Nota: não é necessário que esta opção esteja marcada para emitir boleto bancário pelo serviço PagSeguro.

PagSeguro:
Se desejar receber pagamentos através de sua conta no PagSeguro, marque a opção “Ativar integração com o sistema PagSeguro”.

Email da sua conta PagSeguro:
Informe seu endereço de e-mail cadastrado no PagSeguro.

Sua conta aceita cartão?
Se sua conta no PagSeguro estiver configurada para aceitar Pagamentos Através de Cartão de Crédito, marque esta opção. Caso contrário deixe esta opção desmarcada.

CENTRAL DO CLIENTE
Logomarca (URL): informe o endereço de sua logomarca. Esta logomarca será exibida na Central do Cliente.

Ativar Menus dentro da Central:

Menu Financeiro – (recomendado: opção marcada)
Se esta opção estiver marcada seu cliente poderá visualizar o histórico de faturas, confirmar pagamentos

Menu Domínios – (recomendado: opção marcada)
Se esta opção estiver marcada seu cliente poderá solicitar o registro de domínios e alterações de DNS.

STATUS NOVOS CADASTROS
Novos cadastros devem vir com o status: (recomendado: NOVO)
Esta opção define o padrão para novos cadastros em seu sistema.

Para finalizar clique em “Atualizar”

Próximo passo:
Menu – Configurar Banco

2 – Configurar Banco
A opção configurar banco permite que você configure as informações bancárias para emissão de boleto bancário através de sua conta bancária.

Imporante: Siga os passos abaixo apenas se você marcou a opção “Usar Boleto Bancário” e contratou este serviço junto a seu banco. Caso não seja este seu caso, pule para o menu “3 – Plataformas”

– Selecione no menu Configurações a opção Configurar Banco
Configurar Banco

– Configure os campos conforme abaixo:

Banco:
Selecione seu banco

Agência:
Informe o numero de sua agência (sem o dígito)

Digito da Agência :
Informe o dígito de sua agência

Conta Corrente :
Informe o numero de sua conta corrente (sem o digito)

Digito da Conta Corrente :
Informe o dígito de sua conta corrente

Conta Cedente:
Informe novamente o numero de sua conta corrente (sem o digito)

Conta Cedente Digito:
Informe novamente o dígito de sua conta corrente.

Carteira :
Informe o numero da carteira . O numero da carteira irá variar de banco para banco. Seu gerente poderá informá-lo sobre este numero. ( Exemplo: Bradesco a carteira é 06)

Identificação :
Informe os dados do proprietário da conta bancário.

Tarifa cobrada pelo boleto:

Informe o valor que será cobrado de seus clientes para pagamentos através de boleto bancário ( Informe apenas numeros. Ex. 2,95)
O valor informado neste campo será adicionado ao valor da fatura de seu cliente.

Cnpj :
Informe o CNPJ de sua empresa. Ou o CPF , caso seu banco permita a emissão de boleto bancáro através de uma conta pessoa física.

Endereço :
Digite seu endereço incluindo numero, complemento, bairro

Cidade / UF :
Informe o nome de sua cidade e estado ( ex. Belo Horizonte – MG)

Cedente :
Informe novamente os dados do proprietário da conta bancário.

Demonstrativo1 , 2 e 3 :
Estes campos são informações para seu cliente.

Instruções1 , 2, 3 :
Estes campos são informações ao Caixa ou Banco. Exemplo
Pagável em qualquer banco até o vencimento.
Sr. Caixa: Não receber após o vencimento.

Para finalizar clique no botão Atualizar.


3 – Plataformas
:
Informe as plataformas de seus servidores . (Exemplo LINUX , WINDOWS)

Nota: Como padrão estes dados já estão configurados como Linux e Windows e não é necessário nenhuma alteração adicional.

4 – Servidores:
Na opção servidores você irá cadastrar várias informações referentes a seus servidor, como DNS, IPs etc. Estas informações serão enviadas nos e-mails de “Informação de conta” ao ativar seu cliente.

– Selecione no menu Configurações a opção Servidores

Menu Servidores

– Clique no ícone Adicionar

Nome:
Informe o nome de seu servidor para sua identificação.
Exemplo : Servidor Linux 1

IP:
Informe o numero do IP compartilhado de seu servidor.

URL:
Informe a URL de seu servidor. Normalmente este campo é o hostname de seu servidor ( ex. server.dominiodousuario.com)

PLATAFORMA:
Informe a plataforma de seu servidor. ( cadastrado no passo 3 )

Sufixo DNS #1, 2, 3 , 4:
Informe nestes campos apenas o sufixo das DNS ( exemplo : Para ns1.dominiodousuario.com, informe apenas ns1)

IP DNS #1:, 2, 3, 4 :
Informe nestes campos os IP referentes as suas DNS. ( exemplo : se ns1.dominiodousuario.com possui o IP 123.123.123.123, digite no campo IP DNS 1).

DNS #1, 2, 3, 4:
Informe nestes campos o nome completo de suas DNS ( Exemplo: ns1.dominiodousuario.com)

Para finalizar, clique no botão “Editar”

5- Grupos

Nesta opção, você poderá criar grupos que irão determinar o tipo de mensagem a ser enviado, qual o tempo para um cliente ser considerado como inadiplente, quanto tempo para o cancelamento etc .

– Selecione no menu Configurações a opção Grupos

Menu Grupos

– Clique no ícone Adicionar Grupo

Descrição:
Informe um nome para este Grupo, Exemplo : Hospedagem Linux

Ativar Painel de DNS:
Ativando esta opção, seu cliente terá alguns campos referente a alteração de DNS.
Importante: Apenas ative esta opção se este grupo for relacionado a registro do domínios. Caso contrário, deixe desmarcada esta opção.

Inadimplente:
Considerar as faturas deste grupo como inadimplente, após atraso de xx dias
xx – Clientes neste grupo sejarão considerados como inadiplentes após o numero de dias(xx) informados neste campo.

Notificação para Suspensão de Contas:
Quero ser notificado, sempre que uma fatura deste grupo estiver atrasado em xx dias.
xx – é o numero de dias após o vencimento que você deseja ser notificado para suspender a conta do cliente.

*O sistema irá enviar um e-mail solicitando que suspenda a conta de clientes que ultrapassarem o numero de dias desta opção.

Cancelada:
Considerar as faturas deste grupo em situação de serem canceladas após atraso de xx dias.
xx – é o numero de dias após o vencimento para que clientes neste grupo sejam considerados como cancelados.
Importante: O sistema não irá alterar o status da fatura para CANCELADA, porém os emails de cobrança serão os de CANCELAMENTO que você poderá cadastrar no menu Configurações > Mensagens.

Para finalizar, clique no botão “Cadastrar”.

6 – Planos (ou Serviços)
Nesta opção, você poderá criar os planos e serviços que deseja oferecer a seus clientes.

– Selecione no menu Configurações a opção “Planos

Menu Planos

– Clique no ícone “Adicionar”

Grupo:
Selecione o grupo a que se refere este serviço ( cadastrado anteriormente no passo “5- Grupos“)

Descrição:
Informe um nome para este plano ou serviço. Exemplo : Hospedagem Linux 1

Descrição Assinatura*:
Informe uma descrição para este plano. Esta descrição irá aparecer no formulário de assinatura de seu site.
Exemplo: Hospedagem Linux 1 – 100MB espaço / 5GB Transferência

Abaixo selecione :
Plano / Padrão Público – Nesta opção os planos serão exibidos publicamentes no formulário de assinatura.
Plano /Especial/Privado – Nesta opção os planos não serão exibidos nos formulários de assinatura.

MENSAL:
Informe o valor mensal para este plano (utilize apenas numeros) Exemplo: 10,00

TRIMESTRAL:
Informe o valor trimestral para este serviço ( utilize apenas numeros). Exemplo: 30,00

SEMESTRAL:
Informe o valor semestral para este serviço ( utilize apenas numeros). Exemplo: 60,00

ANUAL:
Informe o valor anual para este serviço ( utilize apenas numeros). Exemplo: 100,00

Para finalizar clique em Cadastrar.

7 – Mensagens
Através da opção Mensagens, você poderá criar os textos que serão enviados a seus clientes referente a Primeira Fatura, cancelamentos, etc…
Nota: Alguns textos já estão pré-cadastrados. Você poderá modificá-los se desejar.

– Selecione no menu Configurações a opção “Mensagens”
Menu Mensagens

– Clique no menu Adicionar

Tipo:
Selecione o tipo desta mensagem :.
PRIMEIRA FATURA –
Utilizado para mensagens referente a primeira fatura .

COBRANÇA –

Utilizado para mensagens referente a cobrança.

INADIMPLENTE –

Utilizado para mensagens referente a inadimplentes

INFORMAÇÃO DE CONTA –

Utilizado para mensagens referente a informação de conta (exemplo: dados para acesso ao painel de controle , ftp, etc do cliente).

COMPROVANTE DE PGTO –
Utilizado para informar ao cliente quando o pagamento estiver concluido.

CANCELAMENTO –
Utilizado para informar ao cliente sobre o cancelamento do serviço.

Identificação:
Informe um nome sua identificação referente a esta mensagem . Exemplo : Primeira Fatura – Todos os Planos

Assunto do Email:
Digite um assunto para esta mensagem. Exemplo : Suaempresa – Primeira Fatura

Mensagem:
No campo mensagem você poderá cadastrar um texto que será enviado ao cliente.
Lembre-se de utilizar html para as mensagens e utilizar as TAGS (informadas abaixo) para obter os campos desejados. ( Exemplo : {NM_CLIENTE} irá retornar o nome de seu cliente).

Ao final, clique em Cadastrar para concluir.

8 – Mensagens x Grupos

Na opção “Mensagens x Grupos” você poderá associar determinados textos a um Grupo. Desta forma serão enviados apenas os textos associados aos Grupos.
Nota: Alguns Textos x Grupos já estão associados nesta opção.

– Selecione no menu Configurações a opção “Mensagens x Grupo
Menu Mensagens e Grupos

– Clique no botão Adicionar

Grupo:
Selecione um grupo para associar o texto ( Exemplo Hospedagem Windows )

Mensagem:
Selecione uma mensagem que deseja associar ao grupo selecionado.

Para finalizar clique em cadastrar.

9 – E-mails Automáticos:
Através da opção “E-mails Automáticos” você poderá configurar o numero de dias antes ou depois do vencimento que o sistema deverá enviar os e-mails de cobrança.

– Selecione no menu Configurações a opção “E-mails Automáticos

E-Mails Automáticos

– Clique no grupo que deseja configurar os Emails de Cobrança:

Número de Dias:
Informe o numero de dias antes/depois da data de vencimento estes e-mails deverão ser enviados .

Antes ou Depois?
Informe se estes e-mails deverão ser enviados antes ou depois da data do vencimento.

Lista de BOT’s adicionados para este grupo:
Note que ao clicar em “Adicionar Novo” na opção anterior será cadastrado em Bot: o numero de dias antes / depois do vencimento que os e-mails de cobrança serão enviados.

Exemplo:
Grupo: Hospedagem Linux
Número de Dias: 1
Antes ou Depois? “Antes do Vencimento”

Ao clicar em “Adicionar Novo” será adiconado em “Lista de BOT’s adicionados para este grupo:” a regra
“1 dias antes do vencimento” . O e-mail de cobrança será enviado 1 dia antes do vencimento.

9 – Formulário de Assinatura Hospedagem

9.1 – Config Registro de Domíno
Através desta opção, você poderá cadastrar os tipos de extensões que deseja oferecer o registro

– Selecione no menu Configurações “Formulário de Assinatura” >> e “Config. Registro Domínio

Formulário de Assinatura - Configuração de Registro de Domínio

– A seguir clique em “Adicionar Extensão”.

– Descrição:
Informe a extensão sem o “ponto” . Exemplo : correto = com . errado = .com

Plano:
Selecione “Registro de Domínio”.

CNPJ: Para registrar este tipo de domínio é necessário CNPJ?
Responda Sim ou Não.

Para finalizar clique em Cadastrar.

*Faça o mesmo para todas as extensões que deseja oferecer o registro.

9.2 – Criar Formulário
Através da opção “Criar Formulário” você poderá configurar um ou vários formulários de assinaturas para determinados planos.

– Selecione no menu Configurações “Formulário de Assinatura” >> e “Criar Formulário

Menu Criar Formulário

– Clique a seguir no botão “Criar Formulário

Descrição:
Digite um nome para este formulário.
Exemplo : Hospedagem Linux

A seguir clique no botão “Cadastrar”

Na tela a seguir em “FORMULÁRIO DE ASSINATURA”

Descrição:
Este é o nome do formulário que cadastrou no passo anterior.

Configurações do Formulário
Neste grupo você terá dois links. O primeiro será o formulário “Com opção de registro de domínio:” o segundo “Sem opção de registro de domínio:

Importante: Não modifique a URL nestes campos.

Planos: Quais planos devem aparecer neste formulário?

No campo abaixo voce irá definir quais planos farão parte deste formulário.

Para isso, selecione o plano desejado e clique no botão Adicionar .

Exemplo:

Selecionando Planos - criando formulário

Note que abaixo, em Plano serão listados todos os planos associados a este formulário.

Dias grátis:
Se você marcar a opção “Oferecer” este formulário permitirá que este(s) plano(s) ofereça alguns dias para testes ao cliente, definido em “dias de testes“, desta forma o sistema enviará o e-mail referente a “Primeira Fatura” após os dias definido em “dias de testes” a seu cliente.

Sugestão:
Sugerimos cuidado com esta opção . Caso deseje oferecer “dias grátis” certifique-se sempre que novos clientes informaram os dados corretos na assinatura, verificando o CPF/CNPJ, e se possível telefonando ao novo cliente para confirmação dos dados.

10 – Outros
Utilizando o Menu “Outros” podemos configurar as Periodicidades de Pagamento, Promoções e Situação Cadastral

10.1 – Periodicidade
– Selecione no menu Configurações “Outros” e “Periodicidades

Menu Outros - Periodicidade

– Verifique que já existem alguns exemplos para as Periodicidades

1 Mensal
2 Trimestral
3 Semestral
4 Anual
– Para criar outra periodicidade clique no botão “Adicionar

Descrição:
Digite um nome para esta periodicidade (exemplo Bianual)

Qtd meses:
Digite o numero de meses para esta periodicidade ( exemplo : 24 meses )

Nr. Ordem:
Digite um numero para ordenar esta periodicidade ( exemplo 1 para primeira opção, ou , 2 para segunda opção)

Para finalizar clique em “Cadastrar”

10.2 – Promoções

Através do menu promoções você poderá oferecer descontos de acordo com a periodicidade escolhida pelo seu cliente.

– Acesse o menu Outros >> Promoções
Outros - Promoções

– Clique no botão “Adicionar Promoção

Nome:
Digite um nome para esta promoção.

Quantidade de Parcelas com desconto, por periodicidade:
Nos campos abaixo a frente do nome de cada periodicidade , você poderá definir o numero de parcelas que deseja conceder o desconto e a seguir o percentual.

Exemplo:
MENSAL: Nas 3 primeiras parcelas, oferecer desconto de 10 %.

No exemplo acima estamos concedendo apenas nas 3 primeiras parcelas um desconto de 10%.

Dica: Deixe em branco as periodicidade que não deseja adicionar na promoção.

Para finalizar clique em Cadastrar.

10.3 Situação Cadastral

Através da opção Situação Cadastral, você poderá cadastrar rótulos para que consiga organizar melhor seus clientes.

Outros Situação Cadastral

– Acesse o menu Outros >> Situação Cadastral

 

Clique em Adicionar

– Descrição:
informe um nome para esta nova Situação cadastral ( Exemplo: Aguardando Pagamento…)

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